Caféansvarig – Arbetsuppgifter

Vänligen ta dig tid och läs noggrant igenom denna information. Om du har några ytterligare frågor eller behöver hjälp med något, tveka inte att kontakta Luisa på kansliet.

Mail: luisa.fernanda@hpwarta.se    Tel 0701 413868

Caféansvarig – Arbetsuppgifter

Caféansvarig har ett brett ansvarsområde som handlar om att säkerställa att caféet är välfungerande och att alla aktiviteter kring det flyter på smidigt. De huvudsakliga arbetsuppgifterna innefattar:

1. Planering och organisering av caféverksamheten
   Caféansvarig ansvarar för att boka in laget som ansvariga för försäljning när kansliet annonserar att det finns lediga tider att boka. Det innebär också att planera bemanningen och vara kontaktperson för volontärer samt se till att det finns tillräckligt med personal.
2. Inköp*
   Ansvar för att säkerställa att caféet har ett tillräckligt sortiment av mat och dryck, samt att inköp görs i god tid för att undvika brist på varor. Detta innefattar att hålla koll på vad som ska köpas in, vid behov fördela inköpen och därefter organisera försäljningen. Samt att säkerställa att kvitto sparas och lämnas till lagets kassör för samtliga inköp som gjorts.
3. Ekonomiskt ansvar
   Caféansvarig ansvarar för caféets kassa, att säkerställa att betalningar hanteras korrekt och att det görs avstämningar vid slutet av evenemanget. Budgetering och kostnadskontroll är också viktiga delar, som görs i nära samarbete med lagets kassör, särskilt för att kunna hålla caféet lönsamt och bidra till lagets ekonomiska mål. Caféansvarig och kassör samarbetar även kring att skapa QR-koder för att caféets kunder ska kunna betala direkt till lagets konto i Digitala Lagkassan.
4. Hygien och säkerhet**
   Det är caféansvariges uppgift att se till att caféet håller hög hygienstandard och följer gällande regler för livsmedelssäkerhet. De ser till att lokalerna hålls rena och att personalen är medveten om hälsoregler samt hantering av t.ex. glutenfria livsmedel.
5. Service och kundbemötande
   En viktig del av rollen är att säkerställa en god kundupplevelse genom att erbjuda snabb och vänlig service. Caféansvarig har ofta en ledarroll när det gäller att ge stöd och uppmuntra volontärer eller andra som jobbar i caféet.

*Information om produktinköp och förrådsanvändning

Vi har fått frågor angående hur mycket produkter man ska köpa, vilket är svårt för oss att bedöma. HP Warta har därför börjat lagra varaktiga konsumtionsvaror som drycker, chokladbitar, godispåsar etc. i vårt förråd i Lundbystrandhallen.

Lagen som ansvarar för cafeterian, kan komma dit och hämta de produkter de tror att de kan sälja och sedan lämna tillbaka de produkter som inte har blivit sålda. De lag som föredrar att göra detta måste först kontakta Luisa på kansliet och informera henne om sitt intresse, eftersom produkterna kan vara reserverade för andra evenemang.

När ni har fått godkännande att ni kan hämta produkter från kansliet, kan ni komma och hämta dem. Ni måste själva räkna hur många produkter ni tar och hur många ni lämnar tillbaka. Därefter måste ni skicka in denna inventering till Luisa, så kan hon skicka en räkning till er på inköpspriset för produkterna via Digitala Lagkassan.

I förrådet finns en blankett där ni kan skriva denna information och skicka till Luisa. Där finns också inköpspriser som ni kan se. Ni kan även ta tallrikar, servetter och andra produkter. Vi tar inte betalt för dem, men ni kan välja att betala en symbolisk summa till föreningen om ni har använt dessa saker.

Vi är kunder hos Snabbgross, där ni kan hitta bättre priser än i vanliga affärer. Om ni vill ha vårt kundnummer, kontakta Luisa på kansliet. Ni använder vårt kundnummer när ni handlar, men betalar själva.

Det är en bra idé att prata med vårdnadshavare och föräldrar i era lag så att de kan överväga att baka något och skänka det till laget eller bidra med en produkt som kan säljas för att samla in pengar till lagkassan. Hembakade bakverk är mycket uppskattade och lätta att sälja.

Tänk också på att ha hälsosamma produkter som frukt eller yoghurt för de som föredrar det. Undvik att köpa energidrycker och liknande produkter eftersom det inte är lämpligt att sälja sådana produkter i en idrottsförening.

Lån av beachflaggor och Pandadräkt

Det finns möjligheter att låna två olika beachflaggor som också ligger i förrådet, under det elektriska skåpet. Vi vet av egen erfarenhet att dessa flaggor skapar en trivsam miljö och förbättrar föreningstillhörigheten och känslan bland våra medlemmar när de är framme. Ni kan även låna vår Pandadräkt som också finns där.

Det är viktigt att noggrant notera hur flaggorna är packade så att ni kan packa tillbaka dem korrekt, då det kan vara komplicerat. Se även till att Pandadräkten och flaggorna lämnas tillbaka kompletta och på samma plats där ni hämtade dem. Prata med varandra om detta ifall de som hämtar inte är samma personer som lämnar tillbaka sakerna. Detta gäller även för de produkter som hämtas.

Fråga Luisa om ni kan låna kaffebryggaren, vattenkokaren och termosar.

**Trivsel regler i cafeterian

• Vi ber er att inte ha jackor och väskor mitt i caféet. Ni kan placera era saker på platser där de inte stör, till exempel intill caféet, eller i ett utrymme som är anpassat för detta.
• Utrymmet är litet så tänk gärna på hur många ni är på plats, vi delar på utrymmet tillsammans. Även för säkerheten med varmt vatten på spisen och vassa saker. Riktlinje är 2–3 vuxna som hjälper till och 3–4 spelare som hjälper till, per förening. Tänk gärna på lämplighet efter deras ålder. 
• Ha bra handhygien! Tvätta händerna med tvål och vatten mellan olika uppgifter. Om man använder handskar, kom ihåg att byta dem regelbundet. 
• Diska av köksredskap så snart de inte behövs, i.o.m att det inte finns tillräckligt av allt. 
• Lägga inte mobilen var som helst, den kan lätta ha mycket bakterier med sig. 
• Sitt inte på någon av bänkarna. 
• Utbudet, tänk på uppläggningen av det som säljs, ibland kan vissa saker stå framme hela dagen. Ha hellre några framme än allt, täck gärna över med plastfolie om det går och passar bra. Tänk på att hostningar flyger långt och nyfikna små fingrar är snabba. 
• Städa efter passet, diska av allt och ställ tillbaka på rätt plats i köket. Torka av alla öppna ytor som använts, även ev. fläckar på skåpen och andra områden. Torka av kaffebryggaren, diska kannorna och termos. Sopa golven ordentligt. Om ni inte kan våttorka för att det inte finns utrustning i städskåpet, meddela vaktmästaren. Stäm av med varandra om man slutar i caféet vid olika tider, så båda föreningar har hjälpt till med städningen så bra som möjligt. 
• Sophantering: knyt ihop påsen och lämna den vid dörren så tar vaktmästaren hand om det. Sätt i ny påse. Det bör finnas påsar i städskåpet. Det ska finnas två sopkärl inne i caféet, samt strax utanför vid försäljningsdisken. Är handtorken slut, fråga efter mer från vaktmästaren. Samt annan köksrengöring efter behov. 
• Återvinning, det finns ingen officiell återvinning i caféet, det brukar vara okej att vaktmästaren tar hand om kartongen också. Så släng det inte i soppåsen! Samla det prydligt vid dörren. 
• Allergier, försök undvika nötter, så gott det går.  Med glutenfritt är det extra viktigt att tänka på hanteringen, i.o.m att minsta smula kan orsaka allvarliga konsekvenser. Separat köksredskap och ev. förvaring (smör, ost, bröd, kakor m.m.) 
• Med tanke på att det finns personer som inte äter gris, skulle det vara en bra idé att använda kalkonskinka istället för den vanliga skinkan när ni gör toast. Ni kan också förbereda några toast med bara ost så att de är klara att värma upp för de som inte vill ha skinka.
• Kyl/frys och eget skåp, håll god ordning och städa av efter behov. Sätt gärna tillfällig lapp på utsidan, lättare att hålla koll på vilket skåp tillhör respektive förening. 

Information om delad disk i Lundbysskolans cafeteria

Vid vissa tillfällen behöver vi dela upp disken i Lundbysskolans cafeteria med Lundby Basket. Denna överenskommelse har gjorts så att båda föreningar kan sälja sina produkter till sina respektive publik när det arrangeras evenemang.

Vänligen tänk på följande när båda föreningar är på plats:

• Välj en sida av disken och markera tydligt.
• Placera skyltar och andra markeringar för att undvika förvirring.
• Respektera utrymmet och de andra föreningens medlemmar.
• Vi konkurrerar inte med varandra med prissättningen. 
• Vi konkurrerar inte med varandra om utbudet i försäljningen. Men det är inte möjligt att båda lag har toast eller korv med bröd samtidigt för det finns inte tillräckligt av köksutrustning. Exempelvis Lundby Basket brukar för det mesta ha varma mackor och Warta korv med bröd. Men står någon av föreningarna själva i caféet, så är upp till var och en att bestämma hur de vill ha det. 
• Även förslagsvis, det går alldeles utmärkt om man ställer kaffet/ te i mitten av försäljningsdisken så delar föreningarna på termos och brygger nytt kaffe varannan gång vid påfyllning. Men det är upp till var och en som är ansvarig i caféet att bestämma och få det att fungera. Se till att rätt kanna används, te-termos är svår att få rent i pumpen efter bryggkaffe. 
• Kyl/frys och eget skåp, sätt gärna tillfällig lapp på utsidan, lättare att hålla koll på vilket skåp tillhör respektive förening. 
• Prata gärna med varandra så att båda föreningar deltar i städningen när passet har tagit slut. Eftersom passen för varje förening vanligtvis inte börjar och slutar samtidigt, behöver ni komma överens om detta

Genom att utföra dessa uppgifter bidrar caféansvarig till att skapa en trivsam miljö för både medlemmar och besökare, och ger ett viktigt stöd till idrottsföreningens verksamhet genom att generera intäkter och bygga gemenskap.

Denna text har skrivits med hjälp av Maria le Gars från vår ungdomskommitté och Mirja Anwana från Lundby Basket.