Kansliet finns i Hägernäshallen bredvid Viggan caféet. Kansliet bemannas av personal från styrelsen.
Emilie Okonor är kontaktperson för alla sektioner i Viggbyholms IK.
Öppettider för kansliet finns här.
Kansliet sköter följande för Viggan hockey
- Ekonomi med daglig bokföring samt betalningar, fakturor, domare m.m.
- Registrerar nya spelare samt hanterar övergångshandlingar
- Fakturering av medlemsavgifter, sektionsavgifter, läger, sponsorer, m.m.
- Seriespelsadministration; registrera lag/spelare/tränare/lagledare, anmäla lag, matchändring, hantera matchprotokoll
- Administratör Idrottens Utbildningsplattform (för tränare i hockeyn)
- Sanktionshantering för träningsmatch och cuper
- Kontaktpunkt mot förbundet (SKA ske genom förbundet, se nedan)
- Hanterar bokning av idrottshallar och konferensrum
- Administratör Svenska lag
UTDRAG UR BELASTNINGSREGISTRET
För att skapa en lugn och trygg miljö för barn och ungdomar behöver du som ledare inom föreningen lämna ett utdrag ur belastningsregistret. Som ledare räknas alla som leder barn, dvs. tränare. lagledare och materialare, men även andra som leder barn. Fråga kansliet om du är osäker.
Utdraget gäller i ett år och behöver därför förnyas varje år. Mer information och e-tjänst för beställning hittar du här.
Utdraget lämnar du till Emelie på kansliet.
- Digitalt: Om du har fått ett utdrag digitalt så går det att maila till kansli.vigganhockey@gmail.com
- Brev: Om du har fått utdraget hem i brevlådan så måste originalet visas upp. Du kan välja att visa upp utdraget under kansliets öppettider, lägga det i gröna lådan utanför kansliet eller skjuta in det under dörren till kansliet så plockar Emelie upp det när hon kommer.
Har du fått utdraget i brev kan du inte fota originalet och maila in. Det beror på att det inte finns någon möjlighet för kansliet att kontrollera äktheten i pappersversionen, som det går att göra med den som skickas ut från Polismyndigheten digitalt.
KONTAKTER MED FÖRBUNDET
Stockholms Ishockeyförbund har bett oss att enbart låta kansliet ha direktkontakt med dem.
De som har kontakt med förbundet är därför enbart
- Ordförande samt sportchef i samverkans- och utvecklingsfrågor
- Kansliet för övriga frågor
Vänligen respektera detta!
TILLSTÅND
Alla lag som ska delta i en cup eller turnering ska söka tillstånd hos Stockholms Ishockeyförbund.
Även träningsmatcher som arrangeras under tiden för seriespel behöver laget tillstånd för.
(Träningsmatcher som sker utanför seriespelsperioden behöver inget tillstånd.)
Ansökningar görs genom kansliet. Mejla information om matchen/cupen/turneringen så gör kansliet ansökan till förbundet.
- För träningsmatcher behövs information om datum, ishall, motståndare och tid
- För cuper mailas länken till cupen i cuponline, så hämtar kansliet uppgifter direkt därifrån
HANTERING AV NY SPELARE
- Skapa en ny profil på hemsidan för spelaren med alla detaljer inkl hela personnumret.
- Skicka ett mail till vigganhockey@gmail.com och meddela att följande spelare tillkommit (finns övergångshandlingar måste dessa in påskrivna till kansliet)
- Skapa gärna en nyhet på hemsidan för att välkommna spelare och föräldrar.
- Kansliet kommer säsongsregistrera spelare och skicka ut medlemsavgift samt sektionsavgift.Medlemsavgiften fakturerars årligen men sektionsavgiften kan variera beroende på när spelaren börjar. Se Avgifter på hemsidan.
- När spelaren har betalt och är registrerad är spelaren klar och försäkrad.
Tjäna pengar till föreningen
