Faktura-eländet

Bild: David Olgarsson

VA! INTE PÅMINNELSE NU IGEN!

Så här ligger det till

Förr gjordes både fakturering, betalningsregistrering och påminnelsefakturering manuellt i Svenska Lag-verktyget som vi använder oss av.

Sedan något år införde Svenska Lag en automatisk funktion för påminnelsefakturor. Inte valbar. Om jag (som fortfarande gör denna hantering både manuellt och ideellt) då inte hunnit registrera betalningen (händer oftast om fakturan är betald efter sista betalningsdag) så kommer påminnelsefakturan ut automatiskt.

För att krångla till det ytterligare, har ni ju två olika fakturor att betala; en terminsavgift för undervisningen (som går till ett konto jag hanterar) och en medlemsavgift till UNGiKÖR (som går till konto som hanteras av körföreningens kassör).

Det senare, föreningens konto, överblickar inte jag, varför den inbetalningen registreras först när jag fått bekräftelse från föreningskassören att den är betald. Det momentet, eller kommunikationen, är vi dåliga på att få till.

Så hur gör vi nu då?

Ni som inte har betalat betalar förstås.

Ni som har betalat behöver inte alls oroa er! Vad gäller er som hade sena inbetalningar som droppade in pö om pö efter sista betalningsdag, har jag helt enkelt glömt att registrera, men har nu registrerat manuellt. Så nu ska ingen få mer påminnelsefakturor där.

Medlemsinbetalningen då?

Ja, framöver behöver vi se över våra rutiner gällande detta. Just nu gjorde jag så här: alla ni som betalat terminsavgiften har jag helt enkelt förutsatt att ni i samma veva betalat medlemsavgiften. Så nu, igår, har jag manuellt registrerat alla er som ”betalt”.

Påminnelseavgiften då?

Ni som har betalat i tid ska naturligtvis inte betala någon påminnelseavgift. Den ”trollar jag bort” manuellt i samband med betalningsregistreringen.

Går det här inte att lösa bättre framöver?

Jo, det finns olika alternativ som vi får se över.

1. Föreningen betalar extra för att automatisera även betalningsregistreringen.
2. Alla betalar i tid, så blir det smidig manuell hantering.
3. Marie (jag) får hålla koll på vilka dagar påminnelsefakturorna går ut, så att jag dagarna innan kollar av vilka som betalat.
4. Vi får ha bättre kommunikation med föreningskassören, så att medlemsavgiften också kan registreras.
5. Eller så får Marie anta att medlemsavgiften är betald i samma veva som terminsavgiften. För de flesta av er betalar dem ju samtidigt.
6. Annat smart alternativ som ni tipsar styrelsen om!

Tack och förlåt

Marie