Personuppgifter

Den 25 maj 2018 ersattes Personuppgiftslagen (PUL) av Dataskyddsförordningen (GDPR).

Syftet med det nya regelverket är att stärka rättigheterna för den enskilde individen när det gäller lagring och  behandling av personuppgifter.

Med personuppgift avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en levande fysisk person. Även bilder (foton) och ljudupptagningar på individer som behandlas i dator kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.

Enligt GDPR får personuppgifter endast lagras om:

• det finns samtycke från den som personuppgifterna avser,
• den registrerade har ett avtal eller ska ingå ett avtal med  registerhållaren,
• det finns en rättslig förpliktelse för registerhållaren att behandla personuppgifter i sin verksamhet, eller
• om registerhållaren bedöms ha ett berättigat intresse som väger tyngre än den registrerades intresse av skydd för sina personuppgifter.

I förordningen ställs särskilda krav på samtycket, bland annat att det ska vara frivilligt, att det ska lämnas genom ett uttalande eller en entydig bekräftande handling och att det ska ges efter att den registrerade har fått information om personuppgiftsbehandlingen. Samtycke för den som är under 18 år kräver normalt vårdnadshavares medgivande.

För att uppfylla de skyldigheter och rättigheter som är förenade med medlemskapet och för att kunna  tillgodose föreningens och medlemmarnas gemensamma intresse av löpande information om föreningens verksamhet och aktiviteter registrerar föreningen namn, adress, telefonnummer och mejladress i sitt medlemsregister. Uppgifterna används för olika former av medlemsutskick och som underlag för fastställande av röstlängd på årsmöte och andra rättigheter och skyldigheter som är förenade med medlemskapet. Uppgifterna kan också komma att användas och publiceras i programblad, matchrapporter, resultatlistor, protokoll, årsberättelser och annan löpande dokumentation av föreningens verksamhet.

I den mån det är nödvändigt för rapportering till idrottsförbund eller anslagsgivande myndigheter och organisationer lagras också  personnummer. För styrelsemedlemmar, övriga förtroendevalda, ledare och aktiva idrottsutövare kan förutom kontaktuppgifter även bilder/foton komma att publiceras och arkiveras.

Personuppgifterna delas med Svenskalag AB, organisationsnummer 556818-8287, och IdrottOnline (idrottsrörelsens gemensamma verksamhetsstöd) som enligt avtal med föreningen tillhandahåller datastöd för föreningens medlemsregister och hemsida. Personuppgifter kan även komma att delas med Skånes Fotbollförbund/Svenska Fotbollförbundet och Skånska Bordtennisförbundet/Svenska Bordtennisförbundet för spelarlicensiering och matchrapportering samt vid ansökan om lokalt aktivitetsstöd till barn och ungdomar och annat ekonomiskt stöd.

Uppgifterna sparas så länge du är medlem i föreningen eller så länge vi är redovisningsskyldiga för t.ex. erhållna bidrag som grundar sig på medlemskap. Personuppgifter i programblad, matchrapporter, resultatlistor, foton, protokoll, årsberättelser och annan dokumentation av föreningens verksamhet lagras som längst till föreningens upplösning.

Som uppgiftslämnare har du rätt att begära att lagrade uppgifter rättas, begränsas eller raderas. Du har också rätt att på begäran kostnadsfritt få ut information om vilka uppgifter som finns registrerade om dig och om hur dessa använts. Begäran om rättelse, begränsning, radering eller begäran om utdrag av lagrade uppgifter verkställs inom 30 dagar.

Om du är missnöjd med föreningens hantering av dina personuppgifter har du även möjlighet att vända dig till Datainspektionen med ditt klagomål.

För tillämpningen av GDPR har Riksidrottsförbundet utarbetat en uppförandekod för personuppgifter inom idrottsrörelsen. Dessa riktlinjer kan du läsa här.

Du avgör själv om du vill lämna några uppgifter till oss, men uppgifterna om namn, adress óch för aktiva idrottsutövare och bidragsberättigade barn och ungdomar även personnummer, är nödvändiga för att du ska kunna vara medlem i föreningen.

När du betalar in medlemsavgiften innebär det samtidigt att du samtycker till att Svedbergs GIF lagrar och behandlar personuppgifter om dig i enlighet med ovanstående.