Rutiner för Inköp ICA mm.

Rutiner vid Inköp till läger och aktiviteter.

För det första: Måste man spara och skicka in kvitton?

- Ja, det är nödvändigt och de ska skickas till kassören. Har ni ett utlägg så gäller faktura eller kvitto som alltid skickas in. Detta är ett lagkrav, som vi måste följa!

Ny möjlighet att skicka in digitala kvitton till kassör!

OBS! Tillägg från den 1 juli 2024: Regeringen har infört en ny regel som innebär att om originalet överförts till digital form, så kan originalet i papper kastas. Vill ni nyttja denna möjligheten, så gör som följer:

• Kontakta kassören på info@kustscoutjonstorp.se  och meddela att ni vill skicka in digitala kvitton.
• Ni får då bla instruktion om att ladda ned Fortnox app där vi lägger upp konto för att ni ska kunna skicka in digitala kvitton.
• OBS! Tänk på att försöka samordna detta och skicka in så få kvitton som möjligt. Alla kvitton orsakar administration & kostnader. Undvik alltså många småköp om det är möjligt.

Detta är det sätt som digitala kvitton accepteras på. I övrigt skickas de in som vanligt, eller lämnas till kassören.

Även möjlighet till eget betalkort kopplat till kårens ekonomisystem.

För er som handlar ofta för kårens räkning, finns möjlighet att få ett betalkort i kårens namn. Detta är kopplat till ovanstående kvitto-app, där köp och kvitto hanteras i ett svep. Kontakta även här kassören på info@kustscoutjonstorp.se för att få utställt ett sådant kort, samt information kring hur det ska användas.

Olika aktiviteter.

Det finns två typer av aktiviteter - Läger och möten. De hanteras lite olika, då alla läger ska ha ett eget "kostnadsställe", som fås av kassören (Björn). Tanken med kostnadsstället för lägren är att vi ska stämma av så att de går ihop rent ekonomiskt. "Vanliga aktiviteter" använder avdelningens kostnadsställe (tex 20 för spårare).

• Begär alltid ut ett kostnadsställe innan en lägeraktivitet påbörjas!
• Pågående läger och giltiga kostnadsställen listas här: Jonstorps kustscoutkår - Fakturainställningar - Kostnadsställen (svenskalag.se)

Björn kontaktas på: info@kustscoutjonstorp.se

Betalformulär för lägeraktiviteter.

Om ni vet hur man lägger upp betalformulär i Svenskalag för läger, så är det viktigt att ni i artikeln lägger till avdelning nedan som "kostnadsställe". Då kommer detta med i bokföringen och vi kan enkelt stämma av ett lägers "resultat".

Inköp på ICA i Jonstorp på ICA-konto . 

För att göra inköp på ICA, så behöver ni:

• Legitimera er vid köpet
• Skicka kvittot till kassören. Använd mallen för att beskriva vad det handlar om (utan eget bankkonto i detta fallet): Kvittounderlag.pdf - Google Drive  

Var noga med detta, så att vi kan ha kvar kontot. Vi har varit tvungna att stänga pga slarv och det är väldigt onödigt!

Redovisa inköp & ersättning för utlägg (Obs! Ni kan också begära ut förskott för större aktiviteter - se nedan!)

Om ni gör inköp med egna pengar, så tar ni kvittot och fäster det vid följande mall:

Kvittounderlag.pdf - Google Drive (OBS! Denna mallen används inte vid förskott - se nedan)

Kom ihåg att ange vilken avdelning (behövs inte vid läger) och vilket projekt (alltid vid läger etc) inköpet rör!

Skickas/lämnas till kassören, Kajsa Andersson

• Per post eller i brevlåda: Möllebacken 22, 263 71 Jonstorp